Comment j'ai créé une mini conciergerie intelligente avec n8n
L’un des défis pour automatiser quand on est un particulier, c’est souvent d’avoir accès aux données de plateformes fermées.
Il y a quelques mois, des amis propriétaires d’une maison secondaire en France m’ont posé une question simple : “tu penses que l’IA pourrait nous aider à gérer notre Airbnb ?”
J’ai regardé leur situation. Deux plateformes de réservation, une conciergerie, une femme de ménage, une comptable. Tout ça géré exclusivement par Gmail, sans aucun outil centralisé. Chaque fin d’année, ils passaient facilement une à deux journées à retrouver des factures, vérifier des dates, se coordonner par messages interposés pour savoir si le logement était libre dans deux semaines.
“Où est la facture X ? La comptable nous le demande”
“Notre logement est-il libre dans 2 semaines ? J’ai vu que sur Airbnb il l’est, mais sur Booking, t’as regardé ?”
“On a déjà reçu la facture des gestionnaires de la conciergerie ?”
La bonne nouvelle, c’est que quasiment 100% de leur gestion passe par Gmail. Les plateformes de réservation, la conciergerie, la comptable, tous leur envoient les documents et factures sur leur adresse mail, tout est digitalisé, et attend sagement d’être rangé par notre petit robot.
Le problème n’était pas complexe. Il était juste répétitif. Et le répétitif, c’est exactement ce pour quoi n8n a été fait.
Voici ce que j’ai construit pour eux, et comment tu peux faire pareil.
La solution que j’ai proposée
Ici on parle d’un souci concret, réel, et assez classique. On ne va pas avoir besoin d’une infrastructure importante pour le solutionner, simplement adapter le workflow aux besoins du terrain.
Un workflow n8n qui tourne toutes les heures et surveille leur boîte Gmail. Il traite tous les mails, et leur ajoute un label. Au début, un code filtre par mots clés et envoie chaque mail vers une branche spécifique. Exemple : si le sujet inclut “facture | invoice”, envoyer vers le traitement de factures.
Les rectangles que tu vois, sont des types de mails, qui correspondent à une branche spécifique. Les voici :
Branche demande de réservation
Ajout du label Gmail.
Branche confirmation de réservation
Extraction de toutes les informations. Dédoublonnage + Enregistrement dans une Google Sheet avec le code de réservation et toutes les informations. Ajout du label Gmail.
Données fictives, pas la peine de chercher :)
3. Branche annulation de réservation
Cherche la ligne de réservation de la Google Sheet via le code de réservation comme clé, et la supprime. Ajoute ensuite une ligne dans le même fichier, sous la feuille “Annulations”. Ajout du label Gmail.
Branche factures
Cherche si la facture contient un PDF. Ensuite on vérifie le type de facture que c’est : cela peut être de la conciergerie qui gère le bien, ou de la femme de ménage, ou un autre prestataire. Si c’est de la conciergerie, cela va ensuite sur un filtre “facture directe de la conciergerie | ce que la conciergerie refacture”.
Dans les 3 sous-branches on passe ensuite par un sous-workflow qui utilise Mistral pour analyser le document en OCR (reconnaissance optique de caractères). C’est la méthode que tous les modèles IA utilisent quand tu leur soumets un document, ils le “voient” grâce à la technologie OCR.
Disponible en bas du post Une fois qu’on a le numéro de facture et sa date, on va vérifier si c’est pas un doublon. Pour cela, on appelle les numéros de factures déjà présentes dans le Google Sheet dédié. Si absent, uploader le document dans Google Drive et ajouter le numéro de facture au Sheet.
Voici le résultat
Tous les mails sont labélisés et rangés automatiquement.
Les factures elles, sont rangées automatiquement et proprement, dans un dossier dédié.
Les propriétaires n’ont plus qu’a réaliser les paiements et transférer les factures que la comptable nécessite, rien de plus.
En plus de cela, ils n’ont pas 10 000 plateformes à ouvrir et comparer pour savoir quand leur maison sera occupée. Tout est centralisé dans cette sheet :
Comment l’appliquer pour toi
Ce workflow tourne maintenant toutes les heures sans que personne n’y touche. Les mails sont labélisés, les réservations centralisées, les factures classées et dédoublonnées dans Google Drive avant même que mes amis aient ouvert leur boîte mail.
Ce que je veux être honnête avec toi sur une chose : reproduire ce workflow demande un minimum de familiarité avec n8n. Ce n’est pas un outil qu’on prend en main en 20 minutes si on n’a jamais touché à de l’automatisation. La logique de branches, les connexions API, l’adaptation des filtres à ta situation, ça prend du temps.
Ce que je te propose, c’est le workflow téléchargeable en bas du post comme base de travail. Si tu t’y connais un peu, tu peux l’adapter. Si tu pars de zéro, considère ça comme une introduction à ce que ce type d’automatisation peut faire, et reviens sur les posts précédents de la série pour construire les bases.
Le vrai enseignement ici n’est pas technique. C’est que pour des cas comme celui-ci, le problème n’est jamais la complexité. C’est l’identification du bon point de départ.
Si tu te reconnais dans cette situation et que tu veux un workflow similaire pour ta propre gestion, je peux t'aider à le construire. N'hésite pas à me contacter directement sur LinkedIn, on peut en discuter.
Ta checklist :
Télécharger le workflow principal, le sous-workflow pour l’OCR et les modèles de Google Sheets
Centraliser ton admin sur une adresse Gmail dédiée
Créer tes labels sur Gmail
Obtenir une clé API Mistral (tier gratuit suffisant)
Adapter les filtres à ta situation, en supprimer certains si nécessaire
Franz
Construire avec l'IA
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